Заказ на перевозку груза оформляется в том случае, если между заказчиком и подрядчиком заключен срочный или разовый договор об организации перевозок грузов.

Заказ на перевозку грузов оформляется в соответствии со ст. 795 ГК РФ или со ссылкой на Приложение 4.1 Письмо ФНС от 21.08.2009 г. № ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Если заказ разовый, то письменный договор между сторонами может и не оформляться. Но в любом случае, отношения сторон регламентируются ст. 785 ГК РФ.

Разовый договор обычно заключается, когда отношения Заказчика и исполнителя не являются длительными. Например, переезд, разовая доставка мебели или что-то подобное. Однако, если поставки будут регулярными, например, подвоз воды каждый четверг, то между Заказчиком и Исполнителем заключается Договор по ст. 798 ГК РФ.

Когда отношения Заказчика и Исполнителя по договору являются длительными, оформляется другая форма документа — заявка на перевозку грузов (бланк заявки на грузоперевозку).

Заказ на перевозку оформляется грузоотправителем или его уполномоченным лицом, действующим на основании доверенности (скачать которую можно тут). Но это не обязательно. Заказ считается уже оформленным, если грузоотправитель передал, а грузоперевозчик принял груз.