Товарно-транспортная накладная (ТТН) представляет собой документ «первички». На ее основании грузоотправитель производит списание груза, а грузополучатель – приход. Т-1 форма товарно транспортной накладной служит и для учета рабочего времени перевозчика.

Кроме того такой документ помогает отслеживать передвижение товарно-материальных ценностей и в любой момент провести учет и проверку на складе.

Обязанность скачать ТТН и заполнить ее лежит на грузоотправителе. Он заполняет чистый шаблон ТТН на каждый рейс и каждого грузополучателя заново. Когда при заполнении бланка ТТН для перевозки груза не хватает граф, чтобы внести всю номенклатуру ТМЦ, грузоотправитель дополнительно оформляет товарную накладную формы ТОРГ-12 или упаковочный лист.

Важно помнить, что в отдельных случаях ТТН можно заменить на упаковочный лист, но не всегда. Нельзя делать так в случае, если перевозится алкоголь или любые спиртосодержащие напитки и жидкости. Данное правило закреплено законодательно, согласно п. 1 ст. 10.2 ФЗ № 171. При этом совершенно неважно, какой вид транспорта и способ транспортировки используется.

Заполнять товарно-транспортную накладную на перевозку груза нужно правильно. Если сделать это неправильно или вовсе проигнорировать закон, то можно получить штраф. Согласно п. 2 ст. 14.16 КоАП РФ сумма взыскания может составить от 10 до 300 тысяч рублей в пользу государства. Размер его зависит от тяжести нарушения и типа правонарушителя:

если нарушение допустило должностное лицо, то сумма штрафа будет в рамках от 10 до 15 тысяч рублей;
если же виновато юридическое лицо, то штраф составит от 200 до 300 тысяч рублей.

При этом государственные органы имеют право наложить арест и изъять продукцию, на которую не были оформлены должным образом сопроводительные документы.

Такую ошибку может допустить только неопытный грузоперевозчик или бухгалтер на “первичке” – оформление всех перевозок в один бланк. Такой поступок приравнивается к неправильно оформленной ТТН, а что это за собой влечет, рассказано в предыдущем пункте.

Важно помнить, что для каждой перевозки грузоотправитель обязан оформить отдельный бланк накладной по форме 1-Т унифицированного формата. Использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически запрещено! Если один и тот груз нужно доставить на несколько адресов, то на каждую отгрузку оформляется свой сопроводительный документ – бланк ТТН для перевозки груза.

ТТН обязательно оформляется в 5 экземплярах:

1. -й для грузоотправителя;
2. -й для грузополучателя;
3. -й для экспедитора (если экспедитор есть, если его нет, то можно опустить этот пункт);
4. -й для заказчика перевозки, вручается ему вместе со счетом на оплату услуги;
5. -й для водителя, сдается в бухгалтерию для учета рабочего времени и начисления зп.

Чтобы правильно заполнить учетно-первичный документ – бланк ТТН на перевозку груза – нужно следовать простым правилам.

• оставлять пустые ячейки, поставьте прочерк, если вам нечего вписать в ячейку;
• писать с ошибками или допускать неточности;
• вписывать в бланк информацию, которая не соответствует действительности;
• не указывать приложенные к ТТН сертификаты или свидетельства в специальном разделе – “Приложение”.

Чтоб правильно заполнить шаблон товарно-транспортной накладной, нужно разобрать структуру документа. Он состоит из 2-х частей.

1. Товарная. В нее включена информация о грузоотправителе, грузополучателе, параметрах товара. Именно на основании первой части ТТН списываются ТМЦ со склада, а также происходит оприходование их на складе грузополучателя.
2. Транспортная. В ней отображается информация о перевозчике, водителе, автомобиле, времени в пути и т.д.

Для начала заполняем шапку документа. Указываем номер накладной, дату заполнения документа, информацию об отправителе груза и о получателе. В графе “Плательщик” прописываются данные той организации, которая оплачивает услуги перевозчика. Это может быть как отправитель груза, так и получатель.

Если не знаете, как правильно заполнить форму товарно транспортной накладной, то можете посмотреть пример ТТН, где размещен уже заполненный шаблон ТТН.

Заполнение товарного раздела почти на все 100% – обязанность отправителя груза. Для этого ему предстоит заполнить таблицу с параметрами товара:

1. Номенклатурный номер груза, если на предприятии используется данная система учета продукции.
2. Если нет, то в соответствующей графе ставится прочерк.
3. Номер прейскуранта, если он имеется. Если нет, то тоже ставим прочерк.
4. Артикул товара при наличии.
5. Количество товара заполняется в обязательном порядке. для каждого товара он прописывается отдельно.
6. Наименование товара прописывается полностью.
7. Стоимость единицы товара.
8. Единицы измерения (например, килограммы, метры, кубы и т.п.).
9. Вид/тип упаковки (например, коробки, ящики, бочки, мешки и т.д.).
10. Количество грузомест, общая масса и общая цена.
11. Наценка за объем или складские, транспортные расходы, если они имеют место быть.
12. Общая стоимость товара по всем наименованиям.
13. Номер товара по складской картотеке грузоотправителя.
14. Число дополнительных листов, если таковые имеются (если накладная имеет продолжение). Обозначается этот параметр прописью.
15. Общее количество видов товара и мест (значения дублируются из первой таблицы).
16. Масса груза прописывается ниже цифрами и прописью.
17. Общая цена товара, который был отпущен со склада нужно прописать и цифрами, и прописью.
18. Подписи с расшифровками представителей грузоотправителя. Как правило, это лицо, уполномоченное на отпуск товара с указанием его должности. Кроме того ТТН подписывают: главный бухгалтер и кладовщик, непосредственно осуществляющий отгрузку.

В правой колонке заполняются данные водителя, информация из доверенности на водителя. После осуществления доставки здесь же расписывается представитель грузополучателя. Как правило, это тоже кладовщик. Его подпись – это подтверждение того, что груз доставлен и претензий по доставке у получателя не имеется.

В этом разделе содержится информация о перевозчике груза. Тут важно указать подлинные сведения о:

1. Сроке доставки товара.
2. Информация и реквизиты перевозчика.
3. Информация об автомобиле, который перевозит груз (в частности, его марка и гос.номер.
   Номер накладной и путевого листа.
4. Графа «Плательщик» должна обязательно содержать информацию о заказчике перевозки (если он ее оплачивает) или о грузополучателе (в случае когда за перевозок платит получатель груза): название компании, адрес-телефон и банковские реквизиты, Ф.И.О. водителя и номер его удостоверения.
5. В графе «Лицензионная карточка», а также ее «Регистрационный номер» – не требуют заполнения по новым правилам, поэтому там ставятся прочерки. Оставлять графы пустыми нельзя по правилам заполнения ТТН.
6. Фактический адрес, на который доставляется товар.
7. Переадресовка, если есть. В противном случае ставится также прочерк.
8. Маршрут указывается полностью, со всеми остановками.
9. Прицепы и их количество, если они имеются.

Далее в разделе располагается еще одна таблица. Она заполняется аналогично товарному разделу ТТН. Важно, что в графе «Способ определения массы» указываются весы – автоматические, ручные или товарные, если взвешивание производится на весах. Когда товар не взвешивают, то нужно указать «нормативный» или «согласно маркировке». Пустой графу оставлять нельзя, ставить прочерк тоже ошибочно.

В колонке справа вписываются наименования документов, которые прилагаются к товару в качестве сопроводительных. Например, сертификат качества, паспорта, акты и т. д.

В колонке слева вносятся подписи непосредственных участников процесса погрузки-доставки-отгрузки.

Есть в разделе еще одна таблица, которая называется «Погрузочно-разгрузочные операции». Туда вносятся все данные о погрузке-разгрузке:

• название компании отправителя;
• название фирмы получателя груза;
• способ действия;
• дата убытия товара со склада отправителя груза;
• дата получения ТМЦ на складе грузополучателя;
• подписи ответственных сотрудников.

Еще ниже есть таблица, которую обязательно заполняет водитель перевозчика. Он вносит следующие обязательные данные:

• Километраж.
• Стоимость поездки.
• Штрафы за неверно оформленные документы, если таковые имели место быть.
• Время простоя.

Графы «Расчет стоимости» и «Таксировку» заполняет бухгалтер перевозчика.

Если не знаете, как правильно заполнить форму товарно транспортной накладной, то можете посмотреть пример ТТН, где размещен уже заполненный шаблон ТТН.