Поручение экспедитору представляет собой документ, на основании которого осуществляется оказание услуг транспортной компанией конкретному клиенту-заказчику.

Согласно ст. 2 ФЗ от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (ред.07.06.2016), при выполнении экспедиционных услуг обязательно составление следующих документов:

1. Поручение экспедитору.
2. Экспедиторская расписка.

Отправитель груза может передать перевозчику груз или отпустить товар со склада исключительно при наличии у того экспедиторского поручения. Кстати, именно в поручении экспедитору прописываются все нюансы перевозки груза. Это необходимо для того, чтобы минимизировать риск его боя или порчи. В противном случае, если груз все же повредили при перевозке необходимо пройти процедуру оценки ущерба и составить акт о порче груза.м

Поручение экспедитору составляет клиент. Им может быть, как отправитель груза, так и получатель, в зависимости от того, кто оплачивает грузоперевозку и обращается с запросом в транспортную компанию за услугами. Чаще всего – это отправитель груза.

Бланк поручения важно заполнить правильно, указав в нем все требования к транспортировке груза. Если этого не сделать, то вина в случае порчи товарно-материальных ценностей в момент перевозки может лечь на заказчика, так как он не уведомил грузоперевозчика должным образом обо всех особенностях перевозки данного груза.

1. Необходимо указать достоверные и полные сведения о перевозимом грузе. его наименование, требования к транспортировке, единицы измерения, количество и т.д.
2. Поручение экспедитору заполняется в обязательном порядке вне зависимости от того, будет ли это однократная грузоперевозка или же систематическое оказание таких услуг.
3. Бланк поручения должен быть установленного образца. Скачать бланк поручения экспедитору можно на этой странице выше.
4. Формат бланка обязательно А4.
5. Заполнять поручение экспедитору можно как на компьютере, так и от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
6. Не допускается внесение каких-либо помарок, зачеркиваний и исправлений в документе.

Важно полностью заполнить бланк и внести в него исключительно достоверную информацию, так как в противном случае, при порче груза, можно получить компенсацию, не соответствующую нанесенному ущербу.

Согласно Приложению № 1 к Приказу Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (зарегистрировано в Минюсте РФ 28.02.2008 № 11239) бланк заполняется следующим образом:

1. В начале документа указывается его порядковый номер по сквозной регистрации документов в фирме заказчика услуг и дата составления.
2. Информация об отправителе груза: наименование и реквизиты юридического лица. Если поручение экспедитору заполняется на фирменном бланке компании, то этот пункт можно опустить.
3. Информация о получателе груза: наименование юрлица, его реквизиты и т.д.
4. Ниже прописывается информация об экспедиторе: наименование компании грузоперевозчика и ее полные реквизиты.
5. В строке «Уведомить сторону о прибытии груза» — указывается отметка о необходимости уведомления грузоотправителя или клиента о прибытии груза.
6. В графе «Страна происхождения груза» пишется название страны-производителя груза.
7. Строка «Грузы, готовые к отправке, место, дата» заполняется по факту готовности груза к отгрузке.
8. Описывается вид транспорта: тип и госномер автомобиля, тип загрузки и иные параметры.
9. Далее следует указать информацию о пункте назначения: адрес с указанием страны и почтового индекса.
10. В графе «Страхование» необходимо указывать номер и дату страхового полиса, полное фирменное наименование страховой компании (страховщика), местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки (заполняется по усмотрению клиента). Если страхового полиса на груз не имеется, то можно опустить этот момент.
11. Ниже обязательно указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей.
12. В строке «Маркировка» нужно указать маркировку груза в соответствии с законодательством Российской Федерации.
13. Далее прописывается количество машиномест, вид упаковки, вес брутто и нетто, объем и стоимость перевозимых товарно-материальных ценностей, а также размер упаковки (ее габариты).
14. В строке «Особые отметки» важно указать дополнительную информацию о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза.
15. После чего, в самом низу, проставляются подпись клиента.

Поручение для экспедитора всегда составляется в двух экземплярах:

1. Для заказчика – его отдают в бухгалтерию и на его основании списываются ТМЦ со склада и баланса.
2. Для экспедитора.